Oppsett Office, e-post og skylagring

Bogafjell IL er tilknyttet Microsoft sine tjenester både på mailserver og lagringsområder. Det betyr at både lagringsservere, mail, fellesmapper etc. ligger hos Microsoft.

Lagringsområder vil si en skyløsning hvor alt av dokumenter og arbeidsfiler tilknyttet idrettslaget skal lagres. På den måten sikrer vi først og fremst at alle dokumenter er tilgjengelig både nå, og for fremtidige medlemmer som skal arbeide i dokumentene, samtidig som vi har backup og kan styre lesesrettigheter etter hvilken rolle man har i idrettslaget.

• Gå til www.bogafjellil.no/office
• Logg inn med din @bogafjellil.no adresse (brukernavn)

Når du er logget inn får du opp en rekke programvare fra Microsoft.
De aller vanligste vi bruker er
– Outlook (e-post)
– Word (dokumentbehandling)
– Excel (regneark)
– Powerpoint (presentasjoner)
– Sharepoint / Onedrive (Filserver/lagring)

Sharepoint
Sharepoint er en felles mappestruktur hvor ulike grupper og sammensetninger har felles mapper for lagring og behandling av dokumenter.
Det er for eksempel eget område for Fotballutvalget, Håndballutvalget, Hovedstyret etc.
Klikk her for å lese mer om Sharepoint

Onedrive
Onedrive er der hvor vi lagrer dokumenter og filer.
Alle brukere har 1 TB personlig lagring.

Viktig: Alle dokumenter tilknyttet Bogafjell IL skal være lagret enten på et personlig område eller på et fellesområde. Vi skal ikke lagre noe på minnepenner eller på egen harddisk etc. Dette er både på grunn av personvern, men også for å sikre at innholdet blir værende i klubben når andre overtar verv etc.

Mail
Alle med verv i klubben kan få egen mailadresse tilknyttet @bogafjellil.no

Det finnes flere fordeler med dette. For det første er det mer seriøst at vi kommuniserer med mail fra @bogafjellil.no enn at vi sender ut mail fra private mailadresse. I tillegg forenkler det kommunikasjonen når man bytter roller, eller begynner/slutter i klubben.

F.eks hvis man skal sende mail til kasserer, så er adressen kasserer@bogafjellil.no uavhengig av hvem som faktisk er kasserer til enhver tid.

Det samme gjelder for kommunikasjon til og fra lagene så er det lettere å sende til fotball-j2007@bogafjellil.no enn å ha kontroll på hvem som er tilknyttet laget til enhver tid.

Når du har fått e-postadresse kan du velge mellom å bruke den via webmail-pålogging, eller legge den inn i et mailprogram eller app på telefonen. Outlook-appen er anbefalt.

Dersom du vil bruke webmail, logger du inn via http://bogafjellil.no/office og velger Outlook

Vår mailserver er levert av Microsoft, så det aller letteste er å laste ned Outlook appen og bare legge inn adressen der, men man kan også bruke andre mailapper om man ønsker.

• Åpne Outlook-appen eller tilsvarende på iPhone eller iPad.
• Legg til e-postkonto
• Velg Office 365
• Skriv inn e-postadressen din, f.eks navn@bogafjellil.no
• Skriv inn engangspassordet du har fått oppgitt når du fikk e-postadressen
• Godkjenn vilkårene
• Velg et nytt personlig passord

Oppsettet kan variere litt alt etter hvilken app man ønsker å bruke, men så lenge man velger at det er Office 365 så bruker det å gå ganske greit.

VIKTIG: Bogafjell IL ønsker IKKE at det brukes private mailadresser eller andre “jobbadresser” i forbindelse med klubbens virksomhet.
Dette både på grunn av profesjonalitet, men viktigst av alt på grunn av personvern.